УТВЕРЖДЕНО

Приказом Президента

Нотариальная палата

Пензенской области

                             от « 13 »  июня 2024 №  77 

ПОЛИТИКА НОТАРИАЛЬНОЙ ПАЛАТЫ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящий документ (далее — Политика) определяет политику в отношении обработки персональных данных в Нотариальной палате Пензенской области (далее — Оператор).

1.2 Нотариальная палата Пензенской области, являясь Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обеспечивает защиту прав и свобод субъектов при обработке их персональных данных и принимает меры для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152—ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

Настоящая Политика разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152—ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных).

1.3 Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

специальные категории персональных данных — сведения, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, судимости;

биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека (в том числе изображение человека — фотография и видеозапись), на основании которых можно установить его личность и которые используются для установления личности субъекта персональных данных;

оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

разглашение персональных данных — действия (бездействие), в результате которых персональные данные в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случая, предусмотренного пунктом 5.6 настоящей Политики;

раскрытие персональных данных — действия, обуславливающие возможность ознакомления с персональными данными, обрабатываемыми в Нотариальной палате;

доступ к персональным данным — возможность получения персональных данных и их использование;

общедоступные персональные данные — персональные данные, в частности фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, рабочий телефон, адрес электронной почты, которые с письменного согласия субъекта персональных данных включены в общедоступные источники персональных данных (справочники);

обезличенные данные — это данные, хранимые на любом материальном носителе, в том числе в информационных системах в электронном виде, принадлежность которых конкретному субъекту персональных данных невозможно определить без дополнительной информации;

трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства, органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обращение гражданина — направленные в Нотариальную палату в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

1.4 Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Оператором с персональными данными с использованием средств автоматизации или без их использования.

1.5 Основные права и обязанности Оператора.

1.5.1 Оператор имеет право:

- получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и/или документы, содержащие персональные данные;

- требовать от субъекта персональных данных своевременного уточнения предоставленных персональных данных.

1.5.2 Оператор обязан:

- обрабатывать персональные данные в порядке, установленном действующим законодательством РФ;

- рассматривать обращения субъекта персональных данных (его законного представителя) по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;

- предоставлять субъекту персональных данных (его законному представителю) возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;

- принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (его законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;

-  организовывать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства РФ.

1.6 Основные права и обязанности субъектов персональных данных:

1.6.1 Субъекты персональных данных имеют право на:

-  полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых Оператором;

-  доступ к их персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

-  уточнение их персональных данных, их блокирование или уничтожение в случаях, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

-  отзыв согласия на обработку персональных данных;

-  принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;

- осуществление иных прав, предусмотренных законодательством РФ.

1.6.2 Субъекты персональных данных обязаны:

-  предоставлять Оператору только достоверные данные о себе;

-  предоставлять документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели обработки;

-  сообщать Оператору об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.

1.6.3 Лица, передавшие Оператору недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

2 ОБЪЕМ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1 Оператор может обрабатывать персональные данные следующих субъектов персональных данных:

-  работники, состоящие или состоявшие в трудовых отношениях с Нотариальной палатой;

-  члены семей и близких родственников работников Нотариальной палаты;

-  соискатели на замещение вакантной должности;

-  физические лица, обращающиеся за совершением нотариальных действий;

  -  нотариусы, занимающиеся или занимавшиеся частной практикой на территории г. Пенза, являющиеся членами нотариальной палаты Пензенской области, помощники нотариусов, стажеры нотариусов (лица, претендующие на получение лицензии на право заниматься нотариальной деятельностью)

   -  физические лица, обратившиеся в нотариальную палату с заявлениями (обращениями).

2.2 К персональным данным, обрабатываемым Оператором, относятся:

-  фамилия, имя, отчество;

-  дата и место рождения;

-  данные документа, удостоверяющего личность (вид документа, серия, номер, кем выдан, код подразделения, дата выдачи, дата регистрации по месту жительства, срок действия);

-  пол;

-  гражданство (подданство);

-  адрес регистрации по месту жительства;

-  адрес места фактического проживания;

-  телефонный абонентский номер;

- адрес электронной почты;

-  иная информация (приведенный перечень может сокращаться или расширяться в зависимости от конкретного случая и целей обработки).

2.3 Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.

2.4 Обработка биометрических персональных данных Оператором не осуществляется.

2.5. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, судимости Оператором не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.6. Трансграничная передача персональных данных Оператором не осуществляется.

3 ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1 Персональные данные обрабатываются Оператором в следующих целях:

-  осуществление нотариальной палатой уставной деятельности;

-  регистрация нотариальных действий в Единой информационной системой нотариата, совершенных в интересах физических лиц не нотариусами, обеспечение защиты прав и законных интересов граждан при осуществлении нотариальной деятельности, совершения иных действий в отношении физических лиц, предусмотренных действующим законодательством РФ;

-  осуществление функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Нотариальную палату, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти (Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также иные органы государственной власти), Федеральную нотариальную палату;

-  ведение кадровой работы и бухгалтерского учета, регулирование трудовых и иных, непосредственно связанных с ними отношений (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемых работ, обеспечение сохранности имущества);

-  организация и координация деятельности занимающихся частной практикой нотариусов;

-  обработка обращений физических лиц в Нотариальную палату.

4 ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1 Правовыми основаниями обработки персональных данных Оператором являются:

-  Конституция РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- Гражданский кодекс РФ;

- Налоговый кодекс РФ;

- Семейный кодекс;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149—ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 №59—ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 12.01.1996г. № 7—ФЗ «О некоммерческих организациях»

- «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» № 4462—1 от 11.02.1993 г.;

- Устав Оператора;

- Согласия субъектов персональных данных на обработку персональных данных;

- Иные основания, когда согласие на обработку персональных данных не требуется в силу закона.

5 ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1 Обработка персональных данных Оператором осуществляется следующими способами:

-  неавтоматизированная обработка персональных данных;

-  автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно—телекоммуникационным сетям или без таковой;

-  смешанная обработка персональных данных.

5.2 Перечень действий, совершаемых Оператором с персональными данными: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, а также осуществление любых иных действий в соответствии с действующим законодательством РФ.

5.3 Обработка персональных данных осуществляется Оператором при условии получения согласия субъекта персональных данных (далее — Согласие), за исключением установленных законодательством РФ случаев, когда обработка персональных данных может осуществляться без такого Согласия.

5.4 Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает Согласие свободно, своей волей и в своем интересе.

5.5 Согласие дается в любой, позволяющей подтвердить факт его получения форме. В предусмотренных законодательством РФ случаях Согласие оформляется в письменной форме.

5.6 При совершении нотариальных действий согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных для совершения нотариальных действий не требуется согласно ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

5.7 Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия Согласия или отзыв Согласия субъектом персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

5.8 Согласие может быть отозвано путем письменного уведомления, направленного в адрес нотариальной палаты Пензенской области заказным почтовым отправлением: г. Пенза, ул. Чкалова, 40, 440052.

5.9 Оператор при обработке персональных данных принимает или обеспечивает принятие необходимых правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.10 Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

5.1 При осуществлении хранения персональных данных Оператор использует базы данных, находящиеся на территории РФ.

6 АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ

6.1 В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации Оператором, или их обработка должна быть прекращена соответственно.

6.2 Факт неточности персональных данных или неправомерности их обработки может быть установлен либо субъектом персональных данных, либо компетентными государственными органами РФ.

6.3 По письменному запросу субъекта персональных данных или его представителя Оператор обязан сообщить информацию об осуществляемой им обработке персональных данных указанного субъекта. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных и его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.

6.4 Если в запросе субъекта персональных данных не отражены все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

6.5 В порядке, предусмотренном п. 6.3, субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

6.6 При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных Согласия, персональные данные подлежат уничтожению, если:

-  Оператор не вправе осуществлять обработку без Согласия субъекта персональных данных;

-  иное не предусмотрено законодательством либо договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;

-  иное не предусмотрено иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.

7 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1 Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящей Политике, регулируются согласно положениям законодательства РФ.

7.2 Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики. Действующая редакция постоянно доступна на Сайте по адресу:

http://notariat-penza.ru/политика-но-нппо-в-отношении-обработки-персональных-данных.html